Poderes cósmicos fenomenales, en una diminuta nube que consume espacio
Salimos de un año, 2023, en el que la inteligencia artificial ha sido un tema muy omnipresente y nos hemos acostumbrado a ver modelos generativos hacer cosas impensables pocos meses antes.
Sin embargo, no se trata de un tema nuevo, se lleva hablando de él y utilizándolo varios años, aunque la aparición de los modelos generativos ha hecho que el tema se convierta en viral.
2023 fue también el año de las grandes preguntas sobre el futuro y cómo estas tecnologías cambiarán nuestra forma de vivir y trabajar, y muchas de estas preguntas siguen abiertas y todos los escenarios están sobre la mesa. Sin embargo, lo que parece evidente a estas alturas es la continuación de lo que la IA estaba haciendo antes de saltar a la palestra: ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, calidad y competitividad automatizando procesos repetitivos y complejos.
Un ejemplo de aplicación de la IA a la contabilidad
Cloudia Research se preguntó cómo podrían aprovecharse estas tecnologías para aumentar la eficacia y ayudar a los distintos sectores de la empresa a realizar sus tareas, especialmente las de menor valor añadido y, a menudo, las menos gratificantes para las personas.
El flujo de trabajo que inmediatamente cayó bajo la mirada inquisitiva es la recepción y registro de facturas extranjeras.
Estos documentos, que quedan fuera del circuito normal de la facturación electrónica, que en el fondo es fácilmente automatizable, entran a menudo dentro del más clásico de los procesos:
- Llegada del documento como archivo adjunto de correo electrónico
- Un operador guarda y archiva el documento, y presumiblemente lo introduce manualmente y lo registra en el sistema de gestión.
He aquí el sistema que hemos ideado para automatizar este flujo:
- Aprovechando Power Automate se lleva un control del buzón que recibe este tipo de documentos.
- El sistema comprueba los archivos adjuntos, cuando encuentra una factura ajena la pasa a un motor de IA cognitiva de Azure que extrae los datos.
- El documento se guarda en Sharepoint
- Los datos extraídos de la IA se envían al sistema de gestión, que crea y registra automáticamente el documento.
¿Cómo supervisar las grabaciones a través de Power BI?
Los datos generados por el propio flujo van a un informe que también recibe información del sistema de gestión para proporcionar, a través de Power BI, informes en tiempo real de la situación: cuántas facturas se han registrado, las recibidas, pero también los posibles errores. Es posible configurar el envío de una alerta por correo electrónico en caso de que el proceso de registro, por el motivo que sea, no se complete correctamente. De este modo, el operador de la administración ya no tiene que registrar manualmente las facturas extranjeras entrantes, sino que tiene la posibilidad de tener todo el flujo bajo control en tiempo real.
Este enfoque permite automatizar un proceso que, de otro modo, requeriría tiempo, recursos y atención humana.
Este es un ejemplo de cómo la combinación de Power Automate, Cognitive Services y Power BI puede crear soluciones inteligentes y escalables para las necesidades empresariales.
Esto puede liberar al personal administrativo de tareas de poco valor añadido y reducir el riesgo de errores o retrasos. El informe de Power BI también proporciona una visión clara y actualizada de la situación contable, lo que facilita el control y el análisis.
Se trata de una ventaja competitiva para las empresas que operan en un entorno global y dinámico.
Escrito por Marco La Camera – AI Tech Lead y Paolo Asnaghi – Power Platform Developer – de Cloudia Research
