Fenomenali poteri cosmici, in un minuscolo spazio consumo cloud
Usciamo da un anno, il 2023, dove l’intelligenza artificiale è stato un argomento molto pervasivo e ci siamo abituati a vedere i modelli generativi fare cose impensabili solo pochi mesi prima.
Eppure, questo non è un argomento nuovo, sono diversi anni che se ne parla e che si usa anche se la nascita dei modelli generativi ha fatto sì che l’argomento diventasse virale.
Il 2023 è stato anche l’anno delle grandi domande sul futuro e su come queste tecnologie cambieranno il nostro modo di vivere e di lavorare e molti di questi interrogativi sono ancora aperti e tutti gli scenari sono sul tavolo. Quello che però pare evidente in questa fase è il proseguire di quello che l’AI faceva prima di finire sotto i riflettori: aiutare le aziende a migliorare la loro efficienza, la qualità e la competitività, automatizzando processi ripetitivi e complessi.
Un esempio di applicazione dell’AI nella contabilità
Cloudia Research si è interrogata su come si potessero sfruttare queste tecnologie per aumentare l’efficienza ed aiutare i vari settori dell’azienda nello svolgere i propri compiti, specie quelli a meno valore aggiunto e spesso i meno gratificanti per le persone.
Il flusso operativo che è subito caduto sotto l’occhio inquisitore è la ricezione e la registrazione delle fatture estere.
Questi documenti, che sono fuori dal normale circuito della fatturazione elettronica che di base è facilmente automatizzabile, ricadono spesso all’interno della più classica dei processi:
- Arrivo del documento come allegato di una e-mail
- Un operatore provvede a salvare ed archiviare il documento, e presumibilmente inserirlo manualmente e registrarlo nel gestionale.
Ecco il sistema che abbiamo ideato per automatizzare questo flusso:
- Sfruttando Power Automate si tiene monitorata la casella di posta che riceve questo genere di documenti.
- Il sistema controlla gli allegati, quando trova una fattura estera la passa ad un motore di cognitive AI di Azure che ne estrae i dati.
- Viene eseguito il salvataggio del documento in Sharepoint
- I dati estratti dall’AI vengono inviati al gestionale che crea e registra automaticamente il documento.
Come monitorare le registrazioni tramite Power BI?
I dati generati dal flusso stesso vanno ad alimentare un report che riceve anche alcune informazioni dal gestionale in modo da fornire, tramite Power BI, una reportistica in real time della situazione: quante le fatture registrate, quelle ricevute ma anche eventuali errori. E’ possibile configurare l’invio di un’email di alert nell’eventualità che il processo di registrazione, per qualsiasi ragione, non venga completato correttamente. In questo modo l’operatore dell’amministrazione non deve più registrare manualmente le fatture estere in arrivo, ma ha la possibilità di avere sotto controllo l’intero flusso in tempo reale.
Questo approccio quindi, permette di automatizzare un processo che altrimenti richiederebbe tempo, risorse e attenzione umana.
Si tratta di un esempio di come la combinazione di Power Automate, Cognitive Services e Power BI può creare soluzioni intelligenti e scalabili per le esigenze aziendali.
In questo modo, si può liberare il personale amministrativo da compiti a basso valore aggiunto e ridurre il rischio di errori o ritardi. Il report in Power BI offre inoltre una visione chiara e aggiornata della situazione contabile, facilitando il controllo e l’analisi.
Si tratta di un vantaggio competitivo per le aziende che operano in un contesto globale e dinamico!
Written by Marco La Camera – AI Tech Lead e Paolo Asnaghi – Power Platform Developer – di Cloudia Research
